Beispiel: Ihre sortierte Post
So sieht Ihr Posteingang am Morgen aus. Der Strich links zeigt den Stand:
- Grün: Antwortentwurf liegt bereit
- Rot: Notfall, deutlich markiert
Der KI-Assistent für Hausverwaltungen
Der Posteingang ordnet sich. Sie entscheiden.
Jede neue Mail bekommt eine Kategorie und, wo möglich, einen Antwortentwurf. Notfälle sind rot markiert, mit Fahne. Gesendet wird nur, was Sie selbst senden.
- DRINGENDSchaden Gasgeruch im Treppenhaus Lindenstraße 4 Eingangsbestätigung mit Notruf liegt bereit
- Miete und Zahlung Frage zur Nebenkostenabrechnung Am Hafen 12 Antwortentwurf liegt bereit
- Eigentümer-Anliegen Termin für die Eigentümerversammlung Lindenstraße 4 Antwortentwurf liegt bereit
Der Assistent im Film
Text zum Film lesen
Montagmorgen. Achtunddreißig neue Mails – von Mietern, Eigentümern und Handwerkern. Und alles soll sofort beantwortet werden.
Lesen, sortieren, das Haus heraussuchen. Immer wieder dieselben Antworten tippen. Und ein Notfall geht im Stapel unter.
Orgalotse. Die Antwort liegt schon da.
Orgalotse arbeitet im Hintergrund, direkt in Ihrem Postfach. Jede Mail bekommt eine Kategorie, das richtige Haus – und einen Antwortentwurf.
Die Antwort liegt fertig im Ordner Entwürfe. Mit dem richtigen Ansprechpartner für das Haus und seiner Telefonnummer.
Ist das Haus unklar, rät Orgalotse nicht. Der Entwurf sagt es deutlich, und Sie ergänzen das Richtige.
Kein Notfall wird übersehen. Meldet ein Mieter Gasgeruch, wird die Mail sofort als dringend markiert. Und im Entwurf stehen Notruf und Störungsnummer.
Sie entscheiden. Orgalotse sendet nie selbst. Sie prüfen, passen an und senden.
Eingerichtet in wenigen Klicks: anmelden, Postfach wählen, Häuser eintragen. Ohne neues Programm.
Ändern Sie eine Telefonnummer – der nächste Entwurf kennt sie schon.
Ihre Mails werden auf Servern in der EU verarbeitet. Nichts wird automatisch gesendet. Und das ganze Team arbeitet wie gewohnt weiter.
Orgalotse. Ihr Postfach arbeitet vor.
Ablauf
Der Assistent arbeitet im Hintergrund, direkt in Ihrem gewohnten Postfach. Ohne neues Programm.
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Zuordnen
Jede neue Mail bekommt eine Kategorie und, wenn es erkennbar ist, das richtige Haus. Ist das Haus unklar, rät der Assistent nicht – der Entwurf sagt es deutlich, und Sie ergänzen das Richtige.
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Vorbereiten
Die Antwort liegt schon da. Für Standardanfragen liegt der Entwurf fertig im Ordner Entwürfe – mit dem richtigen Ansprechpartner für das Haus und seiner Telefonnummer. Ändern Sie eine Telefonnummer – der nächste Entwurf kennt sie schon.
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Selbst senden
Sie entscheiden. Sie prüfen den Entwurf, passen ihn an und senden ihn ab. Der Assistent sendet nie selbst.
Kein Notfall wird übersehen
Meldet ein Mieter Gasgeruch, wird die Mail sofort als DRINGEND markiert, mit roter Fahne. Im Entwurf steht ein Hinweis auf den Notruf.
Sicherheit und Datenschutz
Der Assistent setzt nur Kategorien, markiert dringende Mails und legt Antwortentwürfe an. Mit Ihrem vorhandenen Postfach arbeiten Sie weiter wie gewohnt, alles andere bleibt, wie es ist.
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Wo Ihre Daten verarbeitet werden
- Server und Datensicherung stehen in einem deutschen Rechenzentrum in Frankfurt am Main, betrieben von einem großen Cloud-Anbieter.
- Auch die KI arbeitet in Rechenzentren in der EU.
- Der Hersteller des KI-Modells erhält keine Daten. Ihre Mails werden nie zum Training verwendet.
- Sehr persönliche Mails, etwa zur Gesundheit, erkennt der Assistent bestmöglich. Sie gehen nicht an die KI und bekommen keinen Entwurf.
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Was wir speichern – und was nicht
- Betreff, Text und Anhänge Ihrer Mails speichern wir nicht. Sie bleiben in Ihrem Postfach.
- Zu jeder Mail speichern wir nur Verwaltungsangaben, zum Beispiel wann sie kam und welche Kategorie sie bekam. Den Absender nur als Kennung, aus der sich die Adresse nicht zurückgewinnen lässt.
- Feste Löschfristen: Angaben zu einzelnen Mails nach 90 Tagen, Ihre Kundendaten 30 Tage nach Vertragsende.
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Wer worauf zugreifen kann
- Nur die Postfächer, die Sie selbst verbinden. Sie können jedes jederzeit wieder trennen.
- Kein automatischer Versand: Der Assistent kann technisch keine Mails versenden.
- Auch wir als Betreiber sehen keine Mailinhalte. Öffnen wir Ihr Konto, wird das protokolliert.
- Alle Verbindungen nach außen sind verschlüsselt. Die Zugangsdaten zu Ihrem Postfach speichern wir verschlüsselt und löschen sie beim Trennen sofort.
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DSGVO
- Mit dem Vertrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
- Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind dokumentiert.
- Es gibt einen einzigen Unterauftragsverarbeiter: den Cloud-Anbieter des Rechenzentrums in Frankfurt, der auch die KI betreibt.
- Eine Datenpanne melden wir Ihnen unverzüglich. Unser Ziel: innerhalb von 24 Stunden, nachdem wir davon erfahren.
Datenschutzerklärung
AVV und TOM erhalten Sie vorab auf Anfrage. Schreiben Sie uns einfach über das
Kontaktformular.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns über das Formular unten – wir antworten persönlich.
Sendet das Programm selbst Mails?
Nein, nie. Der Assistent setzt Kategorien, markiert dringende Mails und legt Antwortentwürfe an. Jeden Entwurf prüfen Sie und senden ihn selbst.
Wo liegen meine Daten?
Ihre Mails werden auf Servern in der EU verarbeitet. Betreff und Text Ihrer Mails speichern wir nicht. Gespeichert werden Ihre Angaben zu Verwaltung, Häusern und Ansprechpartnern und was für den Betrieb nötig ist, zum Beispiel der Zugang zu Ihrem Postfach (verschlüsselt), Ihre Benutzer, Ihre Rechnungsdaten und zu jeder Mail Eingang und Kategorie, bei mehreren Häusern auch das zugeordnete Haus. Den Absender speichern wir nur als Kennung, aus der sich die Adresse nicht zurückgewinnen lässt. Angaben zu einzelnen Mails löschen wir nach 90 Tagen. Alles liegt in der EU.
Darf ich das als Hausverwaltung datenschutzrechtlich nutzen?
Dafür ist alles vorgesehen: Mit dem Vertrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Ihre Mails werden in der EU verarbeitet, Betreff, Text und Anhänge speichern wir nicht. Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Mieter und Eigentümer. Wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag.
Brauche ich neue Software?
Nein. Sie arbeiten in Ihrem gewohnten Mailprogramm weiter. Eingerichtet wird alles im Browser.
Funktioniert es mit meinem Postfach?
Mit den meisten geschäftlichen Postfächern: entweder mit der Anmeldung über Ihr Firmenkonto oder mit der Adresse und dem Passwort des Postfachs. Ob Ihr Postfach passt, klären wir vor dem Pilot gemeinsam mit Ihnen.
Was passiert bei einem Notfall?
Meldet jemand Gasgeruch, Brand oder Rauch, wird die Mail als DRINGEND markiert, mit roter Fahne. Im Entwurf steht ganz oben ein fester Hinweis auf den Notruf 112, darunter eine Eingangsbestätigung ohne Reparaturtipps. Im Zweifel markiert der Assistent eine Mail lieber einmal zu oft als dringend. Er ruft niemanden an und sendet nichts – Sie sehen die Mail sofort und entscheiden.
Was passiert mit sehr persönlichen Mails?
Mails mit sehr persönlichen Angaben, zum Beispiel zu Gesundheit, Pflege oder Religion, erkennt der Assistent bestmöglich. Sie gehen nicht an die KI und bekommen keinen Entwurf von der KI, nur die Kennzeichnung „Persönlich – bitte selbst bearbeiten“. Die Antwort schreiben Sie selbst. Klingt die Mail nach einem Notfall, zum Beispiel Gasgeruch oder ein Sturz, wird sie trotzdem als DRINGEND markiert, mit roter Fahne. Bei Gasgeruch, Feuer oder Rauch liegt eine feste Eingangsbestätigung mit dem Hinweis auf den Notruf 112 bereit.
Was kostet es nach dem Pilot?
Es gibt zwei Pakete. Die Preise gelten je Monat, netto zuzüglich Mehrwertsteuer:
- Standard für bis zu 1.500 Mails im Monat: 169 € im Jahresvertrag oder 199 € monatlich kündbar.
- Power für bis zu 4.000 Mails im Monat: 299 € im Jahresvertrag oder 349 € monatlich kündbar.
Es gibt keine Einrichtungsgebühr.
Wie kündige ich?
Den Pilot müssen Sie nicht kündigen, er endet von selbst. Möchten Sie danach weitermachen, wählen Sie unter „Mein Konto“ eine Vertragsart: „Monatlich kündbar“ oder „Jahresvertrag“. Fristen und Laufzeit stehen in unseren Geschäftsbedingungen, denen Sie bei der Wahl zustimmen. Möchten Sie kündigen, melden Sie sich bei uns.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Zum Vertragsende wird die Verbindung zu Ihrem Postfach getrennt, die gespeicherten Zugangsdaten löschen wir sofort. Ihre übrigen Kundendaten, zum Beispiel Häuser und Ansprechpartner, löschen wir 30 Tage nach Vertragsende, aus den Datensicherungen verschwinden sie spätestens 44 Tage danach. Die Zugangsdaten sind dort nur verschlüsselt gespeichert, ohne den Schlüssel. Rechnungen und Vertragsunterlagen bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz verlangt.
Wie lange läuft der Pilot?
Einen Monat ab der Freischaltung, kostenlos. Der Pilot endet automatisch – es entstehen keine Kosten, wenn Sie danach nichts wählen.
Pilot anfragen
Wir suchen Hausverwaltungen, die den Assistenten mit uns im Alltag ausprobieren. Schreiben Sie uns kurz – wir melden uns persönlich bei Ihnen.
Sie bekommen keine automatische Mail von uns, auch keine Eingangsbestätigung. Wir antworten selbst.